Kuinka kirjoitat lehdistötiedotteen adressillesi

Päätä ensin uutiskulma

Toimittajat tarvitsevat jutun, eivät pelkkää adressilinkkiä. Päätä ennen kirjoittamista, miksi tästä pitäisi kirjoittaa juuri nyt. Adressi, jossa on 37 allekirjoitusta eikä määräaikaa, voi olla tekijälle hyvin tärkeä, mutta se ei välttämättä vielä ole uutinen toimitukselle.

Vahvoja adressin uutiskulmia ovat esimerkiksi:

• Merkittävä tai nopeasti kasvava allekirjoitusmäärä
• Tulossa oleva äänestys, määräaika, kuuleminen, valtuuston kokous tai oikeuden istuntopäivä
• Adressin luovutus päättäjälle
• Paikallinen ristiriita, joka koskee asukkaita, opiskelijoita, työntekijöitä, vanhempia, potilaita tai asiakkaita
• Henkilökohtainen tarina, joka osoittaa asian inhimillisen vaikutuksen
• Adressin kohteena olevan organisaation vastaus, kieltäytyminen tai vaikeneminen

Jos et pysty selittämään uutiskulmaa yhdellä lauseella, jatka työstämistä ennen tiedotteen lähettämistä.

Kirjoita otsikko, joka kertoo jutun

Otsikon pitäisi tiivistää uutinen yhteen selkeään riviin. Sen ei tarvitse olla nokkela. Sen pitää olla täsmällinen.

Hyvissä adressin otsikoissa on usein luku, paikka, päättäjä ja konkreettinen vaatimus.

Vältä epämääräisiä otsikoita, kuten "Yhteisö yhdistyy" tai "Ihmiset vaativat muutosta", ellei otsikossa myös kerrota, mikä muutos on kyseessä.

Laita tärkeimmät tiedot ensin

Ensimmäinen kappale on ingressi. Sen pitäisi vastata keskeisiin kysymyksiin: kuka tekee mitä, mitä hän haluaa, miksi sillä on merkitystä, missä se tapahtuu ja mitä tapahtuu seuraavaksi.

Kirjoita kuin toimittaja lukisi vain ensimmäisen kappaleen. Jos jutun ydin ei ole siinä selvä, tiedote saatetaan ohittaa.

Noudata vakiomuotoa

Lehdistötiedotetta on helpointa käyttää, kun se noudattaa tuttua rakennetta. Käytä lyhyitä kappaleita ja selkeää osiojärjestystä.

• Julkaisumerkintä: Yleensä "Julkaistavaksi heti", ellei juttua ole embargoituna.
• Otsikko: Yksi rivi, joka tiivistää uutisen.
• Päiväys: Kaupunki ja julkaisupäivä.
• Ingressi: Pääasia kahdessa tai kolmessa lauseessa.
• Leipäteksti: Kaksi tai kolme lyhyttä kappaletta, joissa on taustaa, näyttöä ja lisäkontekstia.
• Lainaus: Inhimillinen kommentti adressin tekijältä tai asiaa koskettavalta henkilöltä.
• Adressin tiedot: Adressin linkki, allekirjoitusmäärä, määräaika ja päättäjä.
• Yhteystiedot: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja haastattelun saatavuus.

Pidä tiedote yhden sivun mittaisena, yleensä noin 400–500 sanassa.

Lisää lainaus, jota toimittajat voivat käyttää

Toimittajat käyttävät lainauksia tuodakseen juttuun inhimillisen äänen. Hyvän lainauksen ei pitäisi toistaa tiedotteessa jo kerrottuja faktoja. Sen pitäisi selittää, miksi asia on oikeille ihmisille tärkeä.

Heikko lainaus on: "Olemme erittäin huolissamme tästä asiasta."

Vahvempi lainaus on: "Tässä kirjastossa lapseni tekevät läksyjään samalla kun saan iltavuoroni päätökseen. Jos se suljetaan, minun kaltaiseni perheet menettävät muutakin kuin kirjoja. Menetämme yhden harvoista turvallisista julkisista tiloista, joita naapurustossa vielä on."

Käytä luonnollista kieltä. Älä tee lainauksesta iskulauseen tai oikeudellisen lausuman kuuloista.

Lisää hyödyllisiä lukuja ja näyttöä

Luvut auttavat toimittajia arvioimaan jutun laajuutta ja kiireellisyyttä. Sisällytä ajantasainen allekirjoitusmäärä, kuinka nopeasti allekirjoituksia on kerätty, kuinka monta ihmistä asia koskee ja milloin päätös tehdään.

Käytä näyttöä harkiten. Jos viittaat julkiseen asiakirjaan, viralliseen päätökseen, raporttiin, kokouksen esityslistaan tai budjettisummaa koskevaan lukuun, tee sen tarkistamisesta toimittajalle helppoa.

Älä liioittele. Lehdistötiedote, joka liioittelee faktoja, voi vahingoittaa koko kampanjan uskottavuutta.

Etsi ja kontaktoi oikeat toimittajat

Hyvä lehdistötiedote menee usein hukkaan, jos se lähetetään väärään postilaatikkoon. Laadi pieni mediatietolista ennen kuin alat lähettää sähköposteja.

• Laadi mediatietolista: Etsi alueesi paikallislehtiä, radioasemia, TV-kanavia, paikallisia uutiskirjeitä ja bloggaajia. Etsi nimettyjä toimittajia, jotka kirjoittavat paikallispolitiikasta, yhteisöasioista, koulutuksesta, terveydestä, ympäristöstä, liikenteestä, asumisesta, kuluttaja-asioista, työelämäasioista tai juuri sinun aiheestasi.
• Kirjoita henkilökohtainen sähköposti: Älä lähetä tiedotetta vain yleiseen toimitusosoitteeseen, jos löydät paremman yhteyshenkilön. Kirjoita lyhyt viesti tietylle toimittajalle ja kerro, miksi juttu sopii hänen uutisaiheisiinsa. Aihekentässä voi yleensä käyttää tiedotteen otsikkoa.
• Valitse ajoitus hyvin: Paikallis- ja yleisuutisissa tiistaista torstaihin aamupäivät toimivat usein hyvin. Maanantaisin viikonlopun jälkipuinti voi täyttää toimitukset, ja perjantaihin mennessä monet toimitukset suunnittelevat jo kevyempää viikonlopun uutisointia.

Valitse oikea ajankohta

Lähetä tiedote silloin, kun uutiskoukku on vahvimmillaan. Hyviä ajankohtia ovat esimerkiksi merkittävän allekirjoitustavoitteen saavuttaminen, yleisötilaisuutta edeltävä päivä, adressin luovutuspäivän aamu tai hetki heti päättäjän vastauksen jälkeen.

Vältä lähettämistä myöhään perjantaina, ellei juttu ole kiireellinen tai liity viikonlopputapahtumaan.

Jos adressi liittyy tapahtumaan, lähetä tiedote niin ajoissa, että toimittajat ehtivät suunnitella uutisointia. Adressin luovutuksen kohdalla kahden tai kolmen päivän ennakkoilmoitus on usein parempi kuin lähettäminen vasta luovutuksen jälkeen.

Lähetä yksi muistutus:

Jos et saa vastausta, lähetä yksi lyhyt muistutus päivän tai kahden kuluttua. Lisää mukaan uutta tietoa, jos sinulla on sitä, esimerkiksi suurempi allekirjoitusmäärä, vahvistettu haastateltava tai päättäjän vastaus.

Älä jatka painostamista, jos toimittaja ei ole kiinnostunut. Asiallinen suhde voi auttaa myöhemmissä kampanjoissa tai tulevissa päivityksissä.