Näin tavoitat päätöksentekijät adressillasi

Varmista, että kohdistat adressin oikealle henkilölle

Ennen yhteydenottoa varmista, että olet tunnistanut henkilön tai tahon, jolla on todellinen toimivalta tehdä se, mitä pyydät. Yhteydenotto henkilöön, joka ei voi toimia pyyntösi perusteella, vie aikaa ja voi antaa vaikutelman, ettet ymmärrä, miten kyseinen organisaatio toimii.

Kysy itseltäsi: kuka tekee lopullisen päätöksen juuri tästä asiasta? Joissakin tapauksissa yksi taho valmistelee esityksen ja toinen hyväksyy sen. Kunnan viranhaltija voi valmistella suosituksen, jonka valtuutetut sitten äänestävät. Yrityksen osasto voi vastata käytännöstä, जबकि johtoryhmä hyväksyy muutokset. Jos molemmat ovat mukana, ota yhteyttä molempiin.

Jos olet epävarma, tarkista kyseisen organisaation virallisilta verkkosivuilta, miten vastaavia päätöksiä on aiemmin tehty, tai soita vaihteen kautta ja kysy, kuka hoitaa juuri tätä asiaa.

Ota yhteyttä ajoissa, älä vasta luovutuksen yhteydessä

Sinun ei tarvitse odottaa tuhansia allekirjoituksia ennen kuin kerrot päättäjälle adressin olemassaolosta. Varhaisella yhteydenotolla on kaksi tarkoitusta: se viestii, että olet tosissasi, ja antaa sinulle aikaa selvittää, onko olemassa muodollinen menettely, jota sinun pitäisi noudattaa.

Lyhyt aloitusviesti kampanjan käynnistyessä tai kun olet kerännyt ensimmäisen merkittävän määrän allekirjoituksia, on täysin sopiva. Pidä viesti lyhyenä ja asiallisena. Et vielä pyydä päätöstä. Tarkoitus on tehdä asiasta heidät tietoiseksi ja luoda yhteyskanava.

Varhainen yhteydenotto auttaa sinua myös löytämään oikean osoitteen, kyseisen viranhaltijan tai edustajan nimen sekä mahdolliset määräajat, joista sinun on hyvä tietää.

Näin kirjoitat tehokkaan viestin

Olipa kyse aloitusviestistä, etenemispäivityksestä tai muodollisesta luovutuskirjeestä, rakenne on sama. Ole selkeä, tiivis ja kohtelias. Hyökkäävä tai syyttävä viesti antaa vastaanottajalle tekosyyn sivuuttaa sinut.

Jokaisen päättäjälle lähetettävän viestin tulisi sisältää:

• Mitä pyydät. Kerro tarkasti, mitä muutosta haluat, selkeästi ja yksiselitteisesti.
• Miksi sillä on merkitystä. Yksi tai kaksi lausetta siitä, keitä asia koskee ja mitä tapahtuu, jos mikään ei muutu.
• Julkisen tuen määrä. Kerro, kuinka moni on allekirjoittanut, ja lisää adressin linkki, jotta he voivat tarkistaa sen.
• Mahdollinen määräaika. Jos päätös on lähenemässä, kerro se. Määräaika antaa viestillesi syyn tulla luetuksi juuri nyt.
• Selkeä pyyntö vastauksesta. Kysy, mitä he aikovat tehdä ja milloin voit odottaa vastausta.

Valitse oikea kanava

Eri tilanteet vaativat erilaisia lähestymistapoja.

• Sähköposti. Useimpien kampanjoiden oikea aloituspiste. Se jättää kirjallisen jäljen, voidaan välittää organisaation sisällä eteenpäin ja antaa vastaanottajalle aikaa vastata. Osoita viesti nimetyille henkilölle, älä yleiseen sähköpostiosoitteeseen.
• Kirje. Postitse lähetetty paperikirje sopii muodollisiin instituutioihin, kuten eduskuntaan, valtion virastoihin tai suuriin julkisiin toimijoihin. Paperikirje saa joskus enemmän huomiota kuin sähköposti.
• Puhelu. Hyödyllinen, kun haluat seurata vastaamatonta sähköpostia tai selvittää, kuka on oikea yhteyshenkilö. Määritä puhelulle selkeä tavoite etukäteen ja pidä se lyhyenä.
• Tapaamispyyntö. Kannattaa pyytää, kun allekirjoituksia on kertynyt jo paljon. Kasvokkainen yhteys on vaikeampi sivuuttaa ja antaa sinulle mahdollisuuden esittää asiasi suoraan. Ole joustava aikataulujen suhteen: jos varsinainen päättäjä ei ole tavoitettavissa, tapaaminen ylemmän tason työntekijän kanssa on silti hyödyllinen.
• Sosiaalinen media Päätöksentekijän tägääminen julkisessa julkaisussa luo näkyvää painetta. Tee tämä huolellisesti ja ammattimaisesti. Se toimii parhaiten, kun sinulla on jotain konkreettista kerrottavaa, kuten merkittävä välitavoite, ja huonosti, jos se näyttää pitkään jatkuvalta häirintäkampanjalta.

Pidä kirjaa kaikista yhteydenotoista: päivämäärät, nimet, mitä lähetettiin ja millaisen vastauksen sait. Tästä kirjanpidosta on hyötyä, jos kampanja laajenee, ja se on välttämätön, kun luovutat adressin muodollisesti.

Ajoita yhteydenottosi hyvin

Tehokkaimmat hetket ottaa yhteyttä päättäjään liittyvät oman kampanjasi tapahtumiin tai heidän päätöksentekoprosessiinsa.

• Kun saavutat allekirjoitusmäärän välitavoitteen, joka osoittaa todellista julkista tukea.
• Kun valiokunnan kokous, kunnanhallituksen äänestys tai toimintalinjan tarkastelu on aikataulutettu. Ota yhteyttä muutamaa päivää etukäteen, ei vasta samana päivänä.
• Kun tapahtuu jotain uutta: mediahuomiota asiastasi, aiheeseen liittyvä tapahtuma tai toisen viranomaisen lausunto, joka tukee kantaasi.
• Kun olet valmis luovuttamaan adressin muodollisesti. Ilmoita siitä etukäteen, jotta he voivat järjestää aikaa sen vastaanottamiseen asianmukaisesti.

Vältä ottamasta yhteyttä niin usein, että viestisi alkavat tuntua painostukselta viestinnän sijaan. Yksi tai kaksi hyvin ajoitettua viestiä painaa enemmän kuin jatkuva viikoittaisten sähköpostien virta.

Valmistele luovutuskokonaisuus

Kun olet valmis luovuttamaan adressin muodollisesti, kokoa kokonaisuus, joka esittelee kampanjasi selkeästi ja ammattimaisesti. Hyvin valmisteltua luovutusta on vaikeampi sivuuttaa kuin verkkosivulinkkiä.

• Saatekirje: Yhden sivun yhteenveto adressista: ongelma, tarkka pyyntösi ja allekirjoittaneiden määrä. Tarkenna mahdollinen määräaika uudelleen ja pyydä selkeästi vastausta.
• Allekirjoituslista. Tulosta yhteenveto allekirjoituksista, mukaan lukien nimet, paikkakunnat ja mahdolliset kommentit. Jos allekirjoituksia on tuhansia, edustava otos ja varmistettu kokonaismäärä on käytännöllisempi kuin jokaisen yksittäisen nimen tulostaminen.
• Henkilökohtaiset tarinat: Muutama tarkka kommentti tai lyhyt viesti allekirjoittajilta tuo mukaan inhimillisen ulottuvuuden, johon tilastot eivät yksin pysty. Valitse esimerkkejä, jotka havainnollistavat asian vaikutukset selkeästi.
• Tukevat perustelut. Jos sinulla on asiaasi tukevia uutisjuttuja, virallista dataa tai asiantuntijalausuntoja, lisää ne liitteiksi tai viitteiksi.

Jos päättäjä pyytää lähettämään allekirjoitukset sähköpostitse, selitä, että henkilötietoja ei pidä siirtää massana sähköpostitse. Kasvokkainen tai muodollinen kirjallinen luovutus on sopivampi tapa ja osoittaa, että käsittelet kannattajien tietoja vastuullisesti.

Ota media mukaan luovutustilaisuuteen

Julkinen luovutus luo näkyvän vastuullisuuden hetken. Luovutuksen saama mediahuomio lisää painetta päättäjään ja herättää uutta kiinnostusta adressia kohtaan.

Viikkoa ennen luovutuspäivääsi lähetä lyhyt lehdistötiedote tai aihe-ehdotus paikallisille toimittajille, jotka käsittelevät aihettasi. Kerro, mitä olet luovuttamassa, kuinka moni on allekirjoittanut ja milloin ja missä luovutus tapahtuu.

Kysy päättäjältä etukäteen, sopiiko heille, että media on paikalla. Monet vaaleilla valitut päättäjät suhtautuvat tähän myönteisesti. Vaikka paikalle ei tulisi toimittajia, ota itse kuvia ja videota luovutuksesta. Niitä voi jakaa adressin päivityksessä ja sosiaalisessa mediassa.

Katso täydellinen opas toimittajien kontaktointiin ja tiedotteen kirjoittamiseen: Miten saat mediahuomiota adressillesi.

Mitä tehdä, jos et saa vastausta

Vastaamattomuus on yleistä eikä välttämättä tarkoita, että adressi on jätetty huomiotta. Henkilöstö voi käsitellä suuria määriä viestejä, asia voi olla aktiivisessa tarkastelussa tai viestisi ei ehkä ole päätynyt oikealle henkilölle.

Seuraa asiaa kerran kohtuullisen ajan kuluttua, tavallisesti yhden tai kahden viikon päästä. Viittaa alkuperäiseen viestiisi ja kysy kohteliaasti, onko se vastaanotettu ja milloin voit odottaa vastausta.

Jos et edelleenkään saa vastausta, harkitse muita reittejä: muodollista jättämistä organisaation oman menettelyn kautta, asian esittämistä julkisessa kokouksessa tai yhteydenottoa vaaleilla valitun edustajan kautta. Vastaamattomuuden dokumentointi ja sen jakaminen adressin päivityksessä tai tiedotteessa voi myös lisätä painetta, mutta tämä lähestymistapa vaatii huolellista harkintaa.

Luovutuksen jälkeen: seuraa tilannetta ja vie asia loppuun

Luovutus ei ole kampanjan loppu. Pidä kannattajasi ajan tasalla siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu.

• Julkaise päivitys heti luovutuksen jälkeen. Kerro, miten meni, mitä sanottiin, lisää tarvittaessa kuvia ja kuvaa seuraavat vaiheet. Viikkoja sitten allekirjoittaneet kannattajat ovat yhä kiinnostuneita lopputuloksesta.
• Seuraa asiaa päätöksentekijän kanssa. Jos he lupasivat vastata tai ryhtyä toimiin tiettyyn päivään mennessä, palauta asia mieleen silloin. Kohtelias ja asiallinen muistutus osoittaa, että seuraat asiaa.
• Kerro lopputulos. Jos kampanja onnistuu, kerro siitä tukijoillesi selkeästi. Jos se ei onnistu, kerro mitä tapahtui ja onko asiaan vielä jatkotoimia. Osallistujilla on oikeus tietää, mihin heidän allekirjoituksensa vaikuttivat.

Hyvin päätetty kampanja, tuloksesta riippumatta, rakentaa luottamusta sitä tukeneiden ihmisten kanssa ja helpottaa heidän uudelleen mobilisointiaan tulevaisuudessa.